Araç Filo Yönetim Sistemi (Ahtapot AFS)

Ahtapot AFS (Araç Filo Yönetim Sistemi); kurumsal filoların operasyonel, idari ve mali tüm süreçlerini tek bir platformda toplayan, karar vericilere stratejik tasarruf ve tam denetim kabiliyeti kazandıran yeni nesil bir filo yönetim yazılımıdır.

Sistem üzerinde filonuzdaki tüm araçlar için plaka, motor ve şasi numaraları, marka, model ve tip gibi ruhsat bilgileri; net ağırlık, istiap haddi, yükleme hacmi, trafiğe çıkış tarihi, aks sayısı ve benzeri ayrıntılı teknik verileri kapsayan eksiksiz Araç Sicil Dosyaları oluşturabilirsiniz.

Filo yönetimi için gerekli tüm operasyonel parametreler (periyodik bakımlar, plansız arıza onarımları, yakıt tüketimleri, km kayıtları, kasko ve trafik sigortaları, kaza ve ceza kayıtları) anlık olarak sisteme işlenir. Bu masraflar doğrudan ilgili sefer ve taşıma maliyetlerine yansıtılarak araç, sürücü ve departman bazında net kâr-zarar ve birim maliyet analizleri yapılır.

Akıllı Hatırlatıcı Modülü: Araçların MTV ödemeleri, TÜVTÜRK muayeneleri, sigorta yenilemeleri, periyodik bakım aralıkları ve egzoz emisyon süreleri yaklaştığında yöneticileri e-posta ve sistem bildirimleriyle uyararak operasyonel gecikmelerin ve cezai yaptırımların önüne geçer.

Ahtapot AFS Teknik ve Mimari Avantajları:

• %100 Web Tabanlı Mimari: Herhangi bir masaüstü kuruluma gerek duymadan, internete bağlı tüm cihazlardan sisteme güvenli erişim.
• Tam Mobil Uyumluluk: Akıllı telefon, tablet ve endüstriyel el terminalleri üzerinden kesintisiz kullanım.
• Yüksek Yatırım Geri Dönüşü (ROI): Ağır ilk yatırım ve sunucu maliyetleri olmadan, esnek ve ölçeklenebilir kurumsal lisanslama modeli.
• Hızlı ve Sorunsuz Veri Aktarımı: Mevcut yazılımlarınızda veya Excel tablolarında bulunan araç ve sürücü verilerinin sisteme kayıpsız, hızlı entegrasyonu.
• Parametrik ve Esnek Altyapı: Kurumunuza özel onay akışları, hiyerarşik yetki tanımları ve dinamik raporlama olanakları.

Ahtapot AFS Kapsamlı Modül Yapısı:

• Personel / Şoför Takip Modülü: Sürücü sicil kartları, ehliyet sınıfları, SRC / mesleki yeterlilik belgeleri, psikoteknik testleri, eğitim sertifikaları ve ceza puanları dijital ortamda saklanır; çalışma süreleri, günlük km ve ortalama yakıt tüketim performansları analiz edilir.
• Araç Takip ve Sicil Modülü: Donanım özelliklerinden sürücü kan grubuna, araç içi aksesuarlardan vergi tahakkuklarına kadar tüm detaylar kayıt altına alınır; vergi vadeleri yaklaştığında otomatik uyarı mekanizması devreye girer.
• Araç Sigorta Takip Modülü: Kasko, Trafik Sigortası ve Yeşil Kart poliçelerinin teminat detayları, prim tutarları ve ödeme vadeleri izlenir; geriye dönük poliçe hasar analizleriyle yeni dönemde en uygun teklifin seçilmesi sağlanır.
• Sefer Takip Modülü: Araçların günlük görev güzergâhları, sefer esnasında oluşan harcamalar, yükleme-boşaltma noktaları ve müşteri bilgileri çok yönlü izlenir.
• Akaryakıt Takip Modülü: Araç, sürücü ve departman bazında yakıt türüne göre (motorin, benzin, LPG) tüketim ortalamaları hesaplanır; norm dışı sapmalar, yakıt kaçakları ve aşırı tüketim anında tespit edilerek maliyet disiplini sağlanır.
• Harcama ve Masraf Takip Modülü: Otoyol/köprü (HGS/OGS) geçişleri, otopark, oto yıkama ve harcırah giderleri plaka ve departman bazında raporlanır.
• Kaza Takip Modülü: Kazaların tarihçesi, fotoğraflı kaza tespit tutanakları, eksper raporları ve sürücü kusur oranları tek ekranda arşivlenir.
• Ceza Takip Modülü: Trafik cezaları, ceza maddeleri ve tutanak görselleri sisteme kaydedilir; erken ödeme indirim süreleri hatırlatılır ve sürücü ceza istatistikleri tutulur.
• Servis, Bakım ve Onarım Modülü: Yetkili ve özel servislerde yapılan periyodik bakımlar, parça değişimleri ve işçilik giderleri kalem kalem kayıt altına alınır; geriye dönük arıza kronolojisi oluşturulur.
• Dijital Doküman Yönetimi: Araç kullanım kılavuzları, ruhsat belgeleri, teknik çizimler, güvenlik talimatları ve servis formları (PDF, Word, resim, video vb.) iş akışlarına entegre şekilde güvenle arşivlenir.
• Ambar Giriş / Çıkış ve Yedek Parça Yönetimi: Filoya ait yedek parça ve sarf malzemelerin stok takibi, kritik seviye uyarıları, birim maliyet analizleri ve tedarikçi performans değerlendirmeleri profesyonelce yönetilir.